Tìm trong An toàn Môi trường:
Kĩ năng

QUẢN LÍ THỜI GIAN

Kĩ năng > Kĩ năng làm việc > Quản lí thời gian

Thời gian không giống tiền trong túi lúc nhiều lúc ít. Thời gian cho mọi người là như nhau, dù bạn là chủ tịch nước hay dân thường. Các nhà khoa học bận rất nhiều việc, làm sao mỗi năm họ đều có những công trình công bố trên các tạp chí khoa học nổi tiếng thế giới? Chắc chắn phải có giải pháp.

Bạn vưà đi học, vưà đi làm, hay bạn làm hai công việc một lúc, hay bạn muốn là một nhân viên giỏi vưà muốn là người mẹ đảm đang... Bạn không thể xin tài trợ thời gian hay có thêm giờ như là bạn đi vay tiền ngân hàng để rồi trả góp hằng tháng. Bạn chỉ có 24 tiếng mỗi ngày như bao người khác. Vậy chỉ còn cách quản lí thời gian cuả mình thật tốt để hoàn thành tốt công việc.

Kĩ năng quản lí thời gian

Bắt đầu thế nào nếu bạn chưa từng biết quản lí thời gian? Các bước sau đâu hướng dẫn bạn cụ thể. Việc quản lí thời giàn thật đơn giản khi bận đã quen với việc lập kế hoạch nho nhỏ ban đầu.

Bố trí thời gian làm việc trong ngày

Buổi sáng minh mẫn sau giác ngủ dài ban đêm, bạn nên làm việc liên quan đến trí óc.

Buổi trưa nên có một chút thời gian nghỉ ngơi để hồi phục.

Nghỉ ngơi phù hợp

Làm việc tập trung 25 phút, nghỉ một chút, chẳng hạn 5 phút, rồi làm tiếp 25 phút... Sau 4 lần làm việc 25 phút, tứ làm việc được khoảng 2giờ thì nghỉ dài hơn như 10 hay 15 phút. Như vậy mỗi khoảng thời gian làm việc 25 phút có hiệu suất cao hơn làm việc liên tục cả 2giờ.

Ngủ trưa bao lâu thì đủ?

Một số thí nghiệm về trí nhớ của người cho thấy không chỉ giấc ngủ dài ban đêm rất quan trọng cho trí nhớ, mà giấc ngủ ngắn ban ngày cũng rất tốt cho trí nhớ (Nguyễn Tiến Dũng, 2012).

Một nghiên cứu của trường ĐH NewYork năm 2010 đã chỉ ra rằng những người có khoảng thời gian chợp mắt buổi trưa sẽ có trí nhớ tốt hơn (Nguyễn Nhung, 2011), đầu óc sẽ hồi phục tỉnh táo lên nhiều, nhớ lại các thứ trước đó tốt hơn, và làm việc hiệu quả hơn. Theo một nghiên cứu ở Úc, giấc ngủ trưa tốt nhất chỉ dài 10 phút để làm mất sự mệt mỏi và tạo trí óc minh mẫn ít nhất là trong khoảng 2 tiếng rưỡi (Nguyễn Nhung, 2011).

Giấc ngủ 20 phút sẽ cải thiện đáng kể khả năng làm việc và hiệu quả trong công việc, nhưng phải mất 35 phút để tống khứ cảm giác ngái ngủ. Theo giáo sư nghiên cứu về giấc ngủ W. Christopher Winter, M.D, giấc ngủ 45-90 phút kéo bạn vào một giấc ngủ sâu nhưng không hoàn thiện, sẽ gây ra cảm giác khó chịu hơn cả lúc chưa ngủ. Giấc ngủ 90- 110 phút là dấu hiệu của rối loạn (Nguyễn Nhung, 2011).

Buổi chiều

Buổi chiều nên làm công việc mang tính thủ tục, ít sáng tạo... như sắp xếp văn phòng,..

Liệt kê công việc

Liệt kê các công việc cần thực hiện trong ngày. Ban đầu, bạn cứ liệt kê hết toàn bộ những việc bạn muốn hoàn thành trong ngày mai. Mỗi việc một dòng.

STT Công việc Thời lượng cần thiết Ghi chú
1      
2      

Ồ, nhiều lắm, khoảng 20 việc. Không sao, cứ làm thử rồi biết.

Phân loại công việc

Có danh sách công việc rồi, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. À, bạn chỉ cần phân oại công việc ra là biết làm cái gì trước, cái gì sau.

Có 4 loại công việc phân theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.

  • Khẩn cấp và quan trọng
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không quan trọng, không khẩn cấp
  • Vậy bạn chỉ cần lập một bảng, điền các công việc vào các ô tương ứng.
CÔNG VIỆC
  Quan trọng Không quan trọng Ghi chú
Khẩn cấp

Khẩn cấp và quan trọng

Có hẹn xét nghiệm sức khoẻ.

Nộp báo cáo.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng

 

 
Không khẩn cấp

Quan trọng nhưng không khẩn cấp

 

Không quan trọng, không khẩn cấp

 

 

Thực hiện công việc

Bạn lần lượt thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên

  • Khẩn cấp và quan trọng
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không quan trọng, không khẩn cấp

Khi hoàn thành một công việc, bạn đánh dấu sao như một phần thưởng cho mình. Mỗi ngày bạn tổng kết việc nào đã hoàn thành việc nào chưa hoàn thành và tự mình biết được khối lượng công việc bao nhiêu là đủ với sức cuả mình.

Thực hiện công việc xong, bạn rút kinh nghiệm cách liệt kê công việc, đánh giá tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp cuả công việc, xác định thời lượng cần thiết để hoàn thành công việc đúng với khả năng cuả mình.

Trong đó, bạn nhận ra các công việc không quan trọng và không khẩn cấp càng ít càng tốt, không tốn thời gian cuả bạn.

Thời gian thực hiện công việc thì phụ thuộc nhiều vào kế hoạch. Bạn sẽ học thêm về cách xây dựng kế hoạch.

Cân bằng cuộc sống

 

Liên kết chọn lọc

Kế hoạch cuộc đời

Bạn nên lập kế hoạch cho cuộc đời mình. Không phải lúc nào bạn cũng đạt 100% như mong muốn, mà nó mang lại cho bạn tự tin và dự báo được những tình huống của tương lai. Đây là câu tôi tâm đắc từ lời nói của BS. Trương Chí Thông, khoa tâm thần, Trung tâm Y tế quận Tân Phú, TPHCM (báo Tuổi trẻ ngày 25/02/2006).

  • Bạn đã từng lên lịch làm việc chưa? Nếu chưa thì hãy làm thử ngay và cảm nhận niềm hạnh phúc với công việc đơn giản này.
    • Lên lịch làm việc chi tiết từng giờ cho ngày hôm nay và ngày hôm sau: các cuộc hẹn, công việc phải hoàn thành... Mỗi công việc 1 dòng và bạn ghi cả những việc nhỏ. Lịch làm việc này mang theo mình thường xuyên. Mỗi khi làm xong một việc, bạn đánh dấu trong lịch làm việc. Đó là công việc thú vị nhất trong ngày và bạn đang cảm nhận hạnh phúc của mình khi hoàn thành nhiệm vụ tự giao.
    • Xếp lịch làm việc cho từng ngày trong vòng 1 tuần này.
    • Lên lịch làm việc cho từng tuần trong vòng 3 tháng.
    • Lập kế hoạch làm việc của từng tháng trong 12 tháng tiếp theo
    • Xây dựng kế hoạch cho 5 năm tiếp theo
  • Viết các công việc này và lưu trữ, hoặc lưu trong máy tính
  • Đọc lại thường xuyên và điều chỉnh khi cần thiết. 

Liên kết chọn lọc

Tài liệu tham khảo

© Trần Minh Hải. An toàn Môi trường :: http://envisafety.com.

Viết bài: 10/10/2012. Cập nhật: 24/8/2014.

[ Quay lại ] [ Đầu trang ] [ Tải lên mạng: Jeudi, 15 Septembre, 2016 8:18 PM ]